Typické usporiadanie dokumentácie systému manažérstva kvality zodpovedá buď procesom organizácie. Štruktúre použitej normy kvality a lebo ich kombinácii. Môže sa využiť aj akékoľvek iné usporiadanie, ktoré vyhovuje potrebám organizácie. Štruktúru dokumentácie použitej v systéme manažérstva kvality možno označiť ako hierarchiu dokumentácie. Táto štruktúra uľahčuje distribúciu, udržiavanie a pochopenie dokumentácie. Príloha A znázorňuje typickú hierarchiu dokumentácie systému manažérstva kvality. Vypracovanie hierarchie závisí od okolností v danej organizácii. Rozsah dokumentácie systému manažérstva kvality sa môže od organizácie k organizácii líšiť podľa: a)Veľkosti organizácie a druhu činností, b)Zložitosti procesov a ich interakcií, c)Kompetentnosti pracovníkov.
Dokumentácia systému manažérstva kvality môže obsahovať definície. Použitý slovník má byť v súlade s normovanými definíciami a termínmi, ktoré sa uvádzajú v ISO 9000 alebo vo všeobecnom aplikačnom slovníku. Dokumentácia systému manažérstva kvality zvyčajne obsahuje: a)Politiku kvality a jej ciele, b)Príručku kvality, c)Zdokumentované postupy, d)Pracovné inštrukcie, e)Formuláre f)Plány kvality, g)Špecifikácie, h)Externé dokumenty, i)Záznamy. ...