Pri vytváraní prostredia pre efektívne vykonávanie práce jednotlivcov pracujúcich v skupine je najdôležitejšou úlohou manažéra dosiahnuť istotu, ž každý pochopil účel a ciele skupiny vrátane metód pre ich dosiahnutie. Ak má byť skupinové úsilie efektívne, musia ľudia vedieť, čo je treba urobiť. To je funkcia plánovania. Plánovanie je východiskom pre všetky manažérske funkcie. Plánovanie zahŕňa výber poslania a cieľov a voľbu činností pre ich dosiahnutie. Vyžaduje rozhodovanie, t.j. výber medzi možnosťami budúceho priebehu činností. Plán tak poskytuje racionálny prístup k dosiahnutiu vopred zvolených cieľov.
Plánovanie stavia mosty medzi tým, kde sme, a tým kde chceme ísť. Vytvára podmienky pre to, aby sa realizovali určité záležitosti, ktoré by sa za iných okolností neuskutočnili. Len
veľmi zriedka sa nám podarí presne predvídať budúcnosť, faktory náhody môžu zmeniť aj najlepšie plány. Pokiaľ by sme však neplánovali, ponechali by sme beh vecí náhode. Plánovanie je proces, ktorý vyžaduje intelekt, vyžaduje, aby sme vedome určovali priebeh činnosti a zakladali naše rozhodovanie na cieľoch, vedomostiach a dôležitých odhadoch.