Úradné alebo obchodné listy píšeme podľa určitých pravidiel a majú predpísanú úpravu. U nás upravuje písanie písomností Slovenská technická norma - STN 01 6910 a s ňou súvisiace normy, a to Predtlače listových papierov na úradné a obchodné listy - STN 88 6101 a STN 88 5401, ktorá upravuje rozmery a potlač obálok, prípadne súvisiace právne predpisy, napríklad Poštový poriadok. Pri písaní listov do zahraničia používame medzinárodné, regionálne a zahraničné normy.