Procesy relevantné na zabezpečenie kvality organizácie musia byť nielen proklamované, ale aj písomne podchytené, a tým reálne existujúce. Postupy všetkých pracovníkov sa musia zhodovať s týmito ustanoveniami.
Základňou pre „dobrú prax manažmentu" je preto dokumentácia systému manažérstva kvality, ktorá musí byť paralelne s ďalším vývojom (zlepšovaním) priebehu práce v organizácii stále diskutovaná, skúmaná a prispôsobovaná.
Základným dokumentom systému kvality je zvyčajne príručka kvality ako hierarchicky najvyšší dokument systému kvality. Vychádzame z predpokladu, že príručka kvality je syntetickým dokumentom, ktorý integruje všetky parciálne dokumenty.
Príručka kvality popisuje celkový prehľad o systéme manažérstva kvality v spoločnosti. Obsahuje rôzne odkazy na rôzne úrovne dokumentácie. Príručka kvality slúži predovšetkým na efektívne riadenie činnosti spoločnosti a poskytuje základný prehľad o riadení spoločnosti.
Príručka kvality môže byť poskytovaná zákazníkom za účelom prezentovania spoločnosti a jeho riadenia, a taktiež pre poskytnutie potrebných informácií zákazníkom.